Weetingvorm: basisweeting
Wat als je een vergadering niet alleen in de buitenlucht voert, maar die wandeling óók gebruikt om je overleg slim te structureren? Dat is precies wat de basisweeting beoogt: een eenvoudige maar krachtige wandelvorm die meer focus, voortgang en betrokkenheid oplevert tijdens overlegmomenten.
Vergaderen tijdens het wandelen – ook wel "weeting" genoemd – biedt frisse lucht, beweging en vaak betere gesprekken. Maar de echte meerwaarde zit in de structuur. De basisweeting gebruikt drie duidelijke punten op de wandelroute om een overleg effectief en doelgericht te laten verlopen. Naast een duidelijk begin- en eindpunt, kies je drie herkenbare punten op de route. Elk punt krijgt een eigen rol in het overleg:
-
Start – Wat maakt dit overleg de moeite waard?
Begin na het uitwisselen van wat nieuwtjes met deze vraag:
“Wanneer ben je blij aan het eind van dit overleg?”
Deze vraag is concreter en effectiever dan een abstract vergaderdoel. Laat deelnemers dit kort opschrijven. Het geeft direct focus. -
Halverwege – Reflectiepunt
Bespreek: Doen we wat we van plan waren? Zijn er voorlopige inzichten? Wat moet nog besproken worden?
Dit helpt om bij te sturen en prioriteiten scherp te houden. -
Laatste punt – Conclusies & acties
Begin hier met het benoemen van afspraken en vervolgacties. Idealiter worden deze direct genoteerd en per mail gedeeld. Zorg dat je dit punt van tevoren herkent (“We trekken conclusies bij de Dom!”) – dat werkt als mentaal anker
Waar komt dit vandaan?
Het eerste punt (wanneer blij?) heeft een veel effectievere uitwerking voor het overleg dan het “doel” van de normale vergadering. Het doel is vaak te abstract geformuleerd, en bovendien in veel gevallen door een van de deelnemers bepaald. Maar de vraag wat er in de tijdspanne van dit specifieke overleg gebeurd moet zijn, willen de deelnemers tevreden zijn, geeft veel meer focus.
Deze standaard structuur voor een basisweeting is gebaseerd op management boeken die ik ooit heb gelezen: de zeven eigenschappen van effectief leiderschap van Steven Covey (punt 1 is een vertaling van “begin met het einde voor ogen”) en Peter Bregman (punt 2 gaat over het "opnieuw vinden van je focus"). Het derde punt vindt zijn oorsprong in aanleiding in het boek "Getting things done" van David Allen. Gedachte in dit boek is dat de focus op de eerstvolgende concrete actie, effectiever is, dan het proberen te maken van een overall lange termijn planning. En ik denk ook, dat wanneer na elk overleg vrij snel 1 concrete vervolgactie wordt uitgevoerd er flink wordt gewonnen aan voortgang. Probeer het ook eens!
