Gebruik drie punten op de route voor de vaste overlegstructuur – naast het begin- en eindpunt:

1. Na het eventueel uitwisselen van nieuwtjes: wanneer ben je blij op het einde van dit overleg? Schrijf dit eventueel op.
2. Halverwege, het tussenpunt: zijn we aan het doen wat we van plan waren? Zijn er voorlopige conclusies te trekken? Wat moet er zeker nog besproken worden?
3. Bij punt drie start je (op z’n laatst) met het trekken van conclusies en het noteren van afspraken. Het allerbeste is om deze meteen aan elkaar te mailen. Het werkt het best als je punt 3 van een afstand aan ziet komen. “Conclusies trekken bij de Dom!”

Het eerste punt (wanneer blij?) heeft een veel effectievere uitwerking voor het overleg dan het “doel” van de normale vergadering. Het doel is vaak te abstract geformuleerd, en bovendien in veel gevallen door een van de deelnemers bepaald. Maar de vraag wat er in de tijdspanne van dit specifieke overleg gebeurd moet zijn, willen de deelnemers tevreden zijn, geeft veel meer focus.

Deze standaard structuur is gebaseerd op management boeken die ik ooit heb gelezen: de zeven eigenschappen van effectief leiderschap van Steven Covey (punt 1 is een vertaling van “begin met het einde voor ogen”) en Peter Bregman (punt 2 gaat over het opnieuw vinden van je focus). Het derde punt vindt zijn oorsprong in aanleiding in het boek Getting things done van David Allen. Gedachte in dit boek is dat de focus op de eerstvolgende concrete actie, effectiever is, dan het proberen te maken van een overall lange termijn planning. En ik denk ook, dat wanneer na elk overleg vrij snel 1 concrete vervolgactie wordt uitgevoerd er  flink wordt gewonnen aan voortgang.

Probeer het ook eens!